STRATEGIA KOMUNIKACJI - DLACZEGO JEST TAK WAŻNA I JAK JĄ NAPISAĆ?

Jeżeli miałeś już wcześniej styczność z obszarem komunikacji i promocji, to na pewno spotkałeś się z powtarzanym jak mantra stwierdzeniem, że absolutną podstawą wszelkich działań komunikacyjnych jest dobrze napisana strategia. I nie bez powodu! Strategia tworzy ramy prowadzonych przez Ciebie działań, definiuje cele, wskazuje narzędzia realizacji i określa, jak mówić o firmie, instytucji lub (dowolnie definiowanym) produkcie. Słowem, czyni Twoje życie prostszym. Nie inaczej jest w przypadku upowszechniania projektów unijnych.

Strategia to fundament działań upowszechniających

No właśnie. Prowadzenie szeroko zakrojonych działań upowszechniających inaczej niż w oparciu o przygotowaną wcześniej rzetelnie strategię, to w najlepszym wypadku utrudnianie sobie życia, w najgorszym zaś – działanie po omacku i przysłowiowa sztuka dla sztuki. Dzięki określeniu głównego przekazu Twojej komunikacji, zdefiniowaniu celów oraz wyborowi konkretnych narzędzi upowszechniających, nie tylko znacząco zwiększasz szanse na powodzenie swojego projektu, bo działania upowszechniające będą prowadzone z głową i metodycznie, ale też najzwyczajniej w świecie ułatwiasz sobie pracę. Strategia powinna być dla Ciebie świętą księga i wykładnią przy podejmowaniu wszelkich decyzji związanych z upowszechnianiem. Pytanie więc, jak zabrać się do jej napisania? 

Po pierwsze, przeanalizuj sytuację wyjściową

Przygotowanie strategii komunikacji swojego projektu powinieneś zacząć od wnikliwej analizy sytuacji wyjściowej. Przyjrzyj się temu, co robiliście do tej pory i jakie były tego efekty. Zastanów się, jak odbierana jest Twoja organizacja i “produkt” lub temat, którym zajmujesz się w ramach realizowanego projektu. Pod uwagę musisz też wziąć sytuację branży oraz działania konkurencji, o ile taka istnieje. Jeżeli czas i możliwości pozwolą, warto byłoby także dokonać analizy SWOT, czyli diagnozy słabych i mocnych stron, która pozwoli Ci zidentyfikować potencjalne zagrożenia oraz szanse do wykorzystania w działaniach upowszechniających. Wiesz już na czym stoisz i czego możesz się spodziewać? W takim razie przechodzimy do rzeczy. 

Po drugie, określ cel działań upowszechniających

Można powiedzieć, że analizując sytuację wyjściową niejako postawiłeś już fundamenty. Skoro tak, pora sporządzić plan domu. Zacznij od zadania sobie pytania, co właściwie chcesz osiągnąć? W ten sposób wyznaczysz cel prowadzonych działań upowszechniających. Czy chodzi o internalizację produktu, którego rozwój finansowany jest z funduszy unijnych? O wzrost sprzedaży? Zwiększenie świadomości społecznej jakiegoś zagadnienia? A może poprawić wizerunek swojej organizacji? Kiedy określisz już konkretne cele, łatwiej będzie Ci także zidentyfikować swoją grupą docelową, czyli odbiorców komunikacji, a to również bardzo istotny element opracowywanej strategii. 

Po trzecie, sformułuj big idea

Żeby zbudować solidny dom, potrzebujesz nie tylko planu, ale także spoiwa. Takim spoiwem w działaniach upowszechniających powinno być tzw. big idea. Co to znaczy? Big idea to branżowe określenia na główną koncepcję, motyw lub zamysł przyświecający działaniom komunikacyjnym i promocyjnym. Upraszczając, musisz stworzyć główny przekaz, który będzie towarzyszył upowszechnianiu Twojego projektu. Cała komunikacja powinna być o niego oparta. Wbrew pozorom to nie takie proste zadanie i jedna osoba może mu nie podołać. Najlepiej będzie, jeśli na tym etapie sięgniesz po wsparcie doświadczonych specjalistów albo poprosisz o pomoc swój zespół, organizując burzę mózgów. Przy okazji zastanówcie się też nad językiem komunikacji projektu. Ważne, aby był on zrozumiały i dopasowany do odbiorców prowadzonych działań upowszechniających. 

Po czwarte, stwórz harmonogram i dobierz narzędzia komunikacji

Kolejny krok to szczegółowe rozplanowanie poszczególnych etapów upowszechniania, czyli stworzenie harmonogramu komunikacji. Pamiętaj, że musi iść za tym jakaś logika. Przykładowo, zapewne w pierwszej kolejności będziesz chciał zwiększyć rozpoznawalność “produktu”, a dopiero potem spróbujesz nakłonić swoją grupę docelową do jakiegoś konkretnego działania. Do odpowiednio rozpisanych na osi czasu działań musisz następnie dobrać narzędzia ich realizacji. Wybór właściwych kanałów komunikacji to kluczowy element, od którego zależy sukces upowszechniania. Narzędzia muszą zapewniać dotarcie do grupy docelowej, ułatwiać osiągnięcie postawionego celu, a na dodatek powinny umożliwiać realizację działań w duchu Twojej big idea. Nawet najlepiej skonstruowana strategia komunikacji zawiedzie, jeżeli narzędzia jej realizacji dobrane zostały w niewłaściwy sposób. Rozpocząć współpracę z influencerami i zorganizować kampanię reklamową na Facebooku? Postawić na rozwój strony internetowej i dobrze ją wypozycjonować? A może wydrukować ulotki? Każdy z kanałów komunikacji lepiej nadaje się do realizacji innych celów i ich dobór może już wymagać większej wiedzy marketingowej, ale jeśli uda Ci się odpowiednio zidentyfikować te, które w największym stopniu odpowiadają Twoim potrzebom, będziesz mógł śmiało powiedzieć, że praca nad strategią komunikacji Twojego projektu zakończyła się sukcesem!