Jakie obowiązki informacyjne spoczywają na beneficjencie Funduszy Europejskich?

Twoja organizacja otrzymała dofinansowanie z Funduszy Europejskich? To świetnie, gratulujemy sukcesu! Pozyskane w ten sposób środki na pewno przybliżą Cię do twoich biznesowych lub projektowych celów. Musisz jednak pamiętać, że jako na świeżo upieczonym beneficjencie spoczywają na Tobie pewne obowiązki… Jakie? W tym artykule skupiamy się na obowiązkach informacyjno-promocyjnych. Zapraszamy do lektury! 

Obowiązki, obowiązki, obowiązki… 

Jak już ustaliliśmy, jeżeli otrzymałeś dofinansowanie, jesteś zobligowany do zrealizowania pewnych bardzo konkretnych, obowiązkowych działań informacyjnych i promocyjnych. Co to właściwie oznacza? To proste! Musisz poinformować opinię publiczną, odbiorców Twojego projektu oraz wszystkie uczestniczące w nim podmioty o uzyskanym przez Twoją firmę lub instytucję dofinansowaniu. Nie brzmi tak źle, prawda? Aby uniknąć ryzyka związanego z potencjalną niekwalifikowalnością wydatków, wystarczy abyś przestrzegał kilku prostych zasad. Musisz mianowicie: 

• oznaczać znakiem Funduszy Europejskich, znakiem Unii Europejskiej oraz barwami RP wszystkie działania informacyjne i promocyjne oraz dokumenty dotyczące projektu;
• umieścić plakat lub tablicę w miejscu wykonywania projektu;
• umieścić opis realizowanego projektu na swojej stronie internetowej;
• przekazać wszystkim osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informację o źródle finansowania projektu. 

A teraz przyjrzyjmy się wszystkim Twoim obowiązkom po kolei. 

Oznaczanie dokumentów i działań promocyjnych

Jako beneficjent dofinansowania z Unii Europejskiej musisz oznaczać wszystkie realizowane przez Ciebie działania informacyjne i promocyjne, a także związane z projektem dokumenty, które upowszechniasz lub upubliczniasz. To chyba najważniejszych ze spoczywających na Tobie obowiązków, choćby ze względu na to, że najprawdopodobniej będziesz się z nim stykał najczęściej, nie jest to działanie jednorazowe, a w ferworze pracy łatwo można o nim zapomnieć. No dobrze, a co kryje się pod enigmatycznym określeniem “oznaczać”? Każdy dokument lub działanie promocyjne czy upowszechniające (czyli np. grafika, post na Facebooku, reklama Google Ads, zrealizowany za środki projektowe film czy strona internetowa) muszą zawierać następujące elementy: znak Funduszy Unijnych, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej oraz znak Unii Europejskiej. Elementy te razem tworzą coś, co często określa się mianem belki projektowej. Musisz o niej pamiętać! Pamiętaj też, że należy stosować pełnokolorowy zestaw znaków (o ile jest to technicznie możliwe, a materiały nie są z założenia czarno-białe), a na znak składa się zarówno symbol graficzny, jak i nazwa. 

Oznaczanie miejsca projektu

Obowiązki wynikające z konieczności oznaczenia miejsca realizacji projektu są różne w zależności od wysokości projektu oraz wysokości jego dofinansowania. Co do zasady jednak można przyjąć, że beneficjent jest zobligowany do umieszczenia w widocznym miejscu przynajmniej jednego plakatu, który będzie służył identyfikacji projektu. W niektórych przypadkach plakat jednak nie wystarczy! Możliwe, że konieczne będzie wyprodukowanie i zamieszczenie w miejscu realizacji projektu tablicy informacyjnej lub tablicy pamiątkowej. W przeważającej mierze obowiązek ten dotyczy jednak projektów powyżej określonej kwoty.  

Umieszczanie informacji na stronie internetowej

Kolejny obowiązek, który na Tobie spoczywa to konieczność zamieszczenia na Twojej stronie internetowej (rzecz jasna, o ile taką posiadasz) znaku Funduszy Europejskich, barw Rzeczypospolitej Polskiej oraz znaku Unii Europejskiej. Czyli tych samych elementów, które musisz umieszczać na wszystkich materiałach promocyjnych i dokumentach. Co istotne, na stronie musisz też opublikować przynajmniej krótki opis realizowanego projektu, zawierający takie informacje, jak cele projektowe, planowane efekty, czas realizacji, wartość projektu, źródło finansowania i wkład Funduszy Europejskich. Opis może zostać umieszczony w dowolnym miejscu na Twojej witrynie. Pamiętaj jednak, że zgodnie z wymaganiami unijnymi flaga Unii musi być widoczna już w momencie wejścia użytkownika na stronę! 

Informowanie uczestników i odbiorców projektu

Ostatnim ze spoczywających na Tobie obowiązków jest konieczność przekazywania informacji o źródle finansowania projektu wszystkim uczestniczącym w nim osobom i podmiotom. W niektórych projektach będzie musiał także informować o nim tzw. beneficjentów projektu lub odbiorców końcowych produktu lub usługi wytworzonej w ramach realizacji projektu. W jaki sposób? O obowiązku oznaczania dokumentów oraz materiałów promocyjnych i upowszechniających już wiesz. Dodatkowo możesz oznakować w odpowiedni sposób organizowane przez Ciebie konferencje, wystawy, warsztaty czy inne “eventowe” formy realizacji projektu.

To absolutne podstawy, jeśli chodzi o obowiązki informacyjne spoczywające na Tobie, jako beneficjencie dofinansowania z Funduszy Europejskich. Każdy projekt jest jednak inny, dlatego zachęcamy, abyś zasięgnął informacji u źródła, czyli w biurze Funduszy Europejskich lub w swojej instytucji pomostowej.