Czym jest OPZ i jak go napisać?

Po raz pierwszy przygotowujesz zamówienie publiczne i właśnie dowiedziałeś się, że musisz sporządzić OPZ? Ale zaraz, o co właściwie chodzi… Nigdy wcześniej tego nie robiłeś i nie wiesz, jak zabrać się do tego zadania? Spokojnie, nie ma powodów do paniki. Eksperci z Digi Lab służą pomocą! Wyjaśniamy, co kryje się za terminem „OPZ” i podpowiadamy jak go napisać, żeby organizowany przez Ciebie przetarg lub konkurs ocen zakończył się sukcesem.

OPZ to jeden z kluczowych elementów zamówienia publicznego 

OPZ to skrót od Opisu Przedmiotu Zamówienia. Jest to jeden z podstawowych elementów specyfikacji warunków zamówienia publicznego. Dlaczego jest tak ważny? Po pierwsze, sporządzenie OPZ-u bywa niezbędne do oszacowania wartości danego zamówienia. Po drugie, OPZ określa tryb i procedurę postępowania. Po trzecie wreszcie, prawidłowo sporządzony OPZ w jasny sposób ilustruje Twoje potrzeby, jako zamawiającego. W Twoim najlepszym interesie jest więc, aby do przygotowania Opisu Przedmiotu Zamówienia zabrać się na poważnie. Co istotne, OPZ ma być sporządzony w sposób na tyle przejrzysty i precyzyjny, aby potencjalny wykonawca miał absolutną jasność co do tego, czego od niego wymagasz i jakie kryteria będą brane pod uwagę podczas oceniania jego oferty. Musisz o tym pamiętać, ponieważ jesteś do tego zobligowany prawnie.

OPZ jako narzędzie użyteczne dla wykonawcy i zamawiającego

Zgodnie z zasadą równego traktowania wszystkich wykonawców, OPZ musi zapewnić im na tyle wyczerpujący opis przedmiotu zamówienia, aby możliwe było ustalenie dokładnego zakresu oczekiwanych od nich usług oraz dokonanie prawidłowej wyceny oferty. Dokument nie może budzić żadnych wątpliwości, dlatego sporządzając OPZ musisz zadbać o to, aby był możliwie jak najbardziej szczegółowy. Pamiętaj, że wykonawcy nie mają obowiązku samodzielnego wyszukiwania informacji potrzebnych im do sporządzenia oferty, a oczekiwanie, że będą ich szukać w innych źródłach niż zamawiający może być naruszeniem zasady zachowania uczciwej konkurencji. Dlatego obowiązek wyczerpującego i jednoznacznego określenia przedmiotu zamówienia ciąży właśnie na zamawiającym, czyli na Tobie. Duża odpowiedzialność, prawda? Zwróć jednak uwagę, że napisanie solidnego OPZ-u leży także w Twoim interesie. Nie tylko dlatego, że w ten sposób unikniesz potencjalnych pozwów czy zgłoszeń do KIO. Jeśli jasno opiszesz w nim swoje potrzeby, zwiększasz szanse na wyłonienie kompetentnego wykonawcy, a co za tym idzie – satysfakcję ze świadczonych przez niego usług. Jednym słowem, zwiększasz szanse swojego projektu na sukces. 

OPZ – kilka przydatnych porad

Wiesz już czym jest Opis Przedmiotu Zamówienia, dlaczego jest tak istotny i jakie ogólne zasady musisz brać pod uwagę podczas jego sporządzania. Na koniec przekazujemy kilka konkretnych porad, które mogą Ci się przydać podczas pisania OPZ-u. Po pierwsze, zadbaj o to, aby dokument został napisany przystępnym i zrozumiałym dla wszystkich językiem. Sformułowania muszą być możliwie jak najbardziej precyzyjne, tak aby były rozumiane tak samo przez wszystkich potencjalnych wykonawców. Po drugie, dokument musi w jasny sposób określać kryteria oceny ofert i Twoje wymagania. Dobrze zastanów się nad tym punktem, ponieważ dzięki temu unikniesz niepożądanej sytuacji, w której zamówienie wygrywa niesatysfakcjonująca oferta. Po trzecie, nie zapominaj o tym, że nie możesz opisywać przedmiotu zamówienia w sposób, który utrudniałby uczciwą konkurencję – np. poprzez wskazanie konkretnego produktu lub narzędzia. Co to znaczy? Załóżmy, że realizujesz działania upowszechniające i musisz przygotować opis przedmiotu zamówienia na SEO. W tej sytuacji nie powinieneś wskazywać konkretnego narzędzia do pozycjonowania (np. Ahrefs czy Majestic), nie możesz też opisać jego cech lub parametrów w sposób, który wskazywałby, że spełnia je tylko jeden produkt. Jeśli mimo to zależy Ci na wyborze konkretnego narzędzia, musisz delikatnie naprowadzić potencjalnych wykonawców na właściwy trop. Ta sama zasada ma zastosowanie, jeśli chodzi o wymagania stawiane oferentom. Sytuacja, w której spełniałby je tylko jeden określony wykonawca jest niedopuszczalna. 

OPZ, czyli nie taki wilk straszny jak go malują

Jeżeli będziesz trzymać się ogólnych wytycznych pisania OPZ-ów i weźmiesz sobie do serca nasze rady, przez projekt pod tytułem “przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia” powinieneś przejść względnie suchą nogą. Jeżeli jednak zależy Ci na uniknięciu pomyłek, zachęcamy abyś dalej zgłębiał temat opracowywania OPZ-ów. W internecie znajdziesz wiele przydatnych wskazówek, dokumenty prawne regulujące zasady sporządzania OPZ-ów, a nawet przykłady OPZ-ów, choćby na wspomniane wcześniej działania SEO. Cenne informacje, które mogą Ci się przydać podczas pracy nad OPZ-em, znajdziesz także w naszej bazie wiedzy na temat upowszechniania projektów.